Manajemen Perubahan (Pengertian, Pendekatan, Jenis, Tahapan dan Strategi)

Manajemen Perubahan (Pengertian, Pendekatan, Jenis, Tahapan dan Strategi)

Manajemen perubahan (Management of Change) adalah sebuah proses dan pendekatan terstruktur dan sistematis yang digunakan untuk membantu individu, tim maupun organisasi dengan menerapkan pengetahuan, sarana dan sumber daya untuk merealisasikan perubahan dari kondisi saat ini menuju kondisi baru yang lebih baik secara efektif dan efisien guna memperkecil dampak dari proses perubahan tersebut.

Manajemen perubahan adalah upaya-upaya yang dilakukan untuk mengelola akibat-akibat yang ditimbulkan karena adanya perubahan dalam organisasi. Manajemen perubahan merupakan proses, alat, dan teknik untuk mengelola orang-sisi proses perubahan, untuk mencapai hasil yang diperlukan, dan mewujudkan perubahan secara efektif di dalam individu, tim, dan sistem yang luas.

Manajemen perubahan pada hakikatnya adalah sebuah proses yang mengadaptasi pendekatan manajemen yaitu planning, organizing, actuating, dan controlling untuk melakukan sebuah perubahan dalam sebuah organisasi. Manajemen perubahan ditujukan untuk memberikan solusi bisnis yang diperlukan dengan sukses dengan cara yang terorganisasi dan dengan metode melalui pengelolaan dampak perubahan pada orang yang terlibat di dalamnya.

Berikut definisi dan pengertian manajemen perubahan dari beberapa sumber buku:

Menurut Coffman dan Lutes (2007), manajemen perubahan adalah sebuah pendekatan terstruktur yang digunakan untuk membantu baik individu, tim maupun organisasi untuk transisi dari kondisi saat ini menuju kondisi baru yang lebih baik.
Menurut Winardi (2011), manajemen perubahan adalah upaya yang ditempuh manajer untuk memanajemen perubahan secara efektif, dimana diperlukan pemahaman tentang persoalan motivasi, kepemimpinan, kelompok, konflik, dan komunikasi.
Menurut Wibowo (2012), manajemen perubahan adalah proses secara sistematis dalam menerapkan pengetahuan, sarana dan sumber daya yang diperlukan untuk mempengaruhi perubahan pada orang yang akan terkena dampak dari proses tersebut.
Menurut Nauheimer (2007), manajemen perubahan adalah proses, alat dan teknik untuk mengatur proses perubahan pada sisi orang untuk mencapai hasil yang diperlukan dan untuk merealisasikan perubahan secara efektif melalui agen perubahan, tim dan sistem yang lebih luas.

Pendekatan Manajemen Perubahan

Menurut Davidson (2005), adanya perbedaan budaya organisasi mempengaruhi penyusunan rencana perubahan yang akan dilakukan dengan tepat. Terdapat empat empat pendekatan manajemen perubahan yang dapat dipilih, yaitu: pendekatan rasional-empiris, pendekatan normatif-reedukatif, pendekatan kekuasaan-koersif dan pendekatan lingkungan-adaptif. Adapun penjelasan ke-empat pendekatan manajemen perubahan tersebut adalah sebagai berikut:

Pendekatan rasional-empiris

Pendekatan rasional-empiris untuk perubahan, didasarkan pada keyakinan bahwa ada perilaku orang-orang yang dapat diprediksi, dan mereka memberikan perhatian khusus terhadap kepentingan-kepentingan diri mereka sendiri. Memahami jenis perilaku ini, memberi manajer perubahan sebuah strategi berguna untuk melangkah. Berapa komponen dari pendekatan ini percaya bahwa target-target perubahan terselimuti oleh berbagai takhayul, kebenaran semu, dan ketidaktahuan, walau tetap memelihara rasionalitas. Target-target perubahan akan mengikuti kepentingan diri mereka jika itu diungkapkan kepada mereka yang berarti, tentu saja, bahwa sering kali mereka tidak mengetahui apa yang terbaik bagi mereka. Orang-orang akan berubah ketika mereka menerima komunikasi yang efektif dan informatif dan ketika insentif-insentif bagi perubahan dipandang memadai.

Pendekatan normatif-reedukatif

Pendekatan ini menekankan kepada bagaimana seorang manajer perubahan dapat mempengaruhi atau bertingkah laku dengan cara-cara tertentu, yang selanjutnya staf/anggota dapat melakukan perubahan atau dapat berubah. Orang-orang berubah ketika mereka memiliki suatu perasaan tersendiri bahwa perubahan adalah demi kepentingan terbaik. Perubahan paling siap terjadi ketika satu individu termasuk dalam sebuah kelompok dan mengadopsi sistem nilai-nilai dan keyakinan kelompok.

Pendekatan Kekuasaan-Koersif

Pendekatan koersif atau kekuasaan yang memaksa untuk manajemen perubahan digunakan secara semena-mena oleh sebagian pihak, secara naif oleh sebagian lain, dan kerap menjadi bentuk standar manajemen perubahan. Premis utamanya ialah bahwa orang-orang pada dasarnya patuh dan akan melakukan apa yang diperintahkan dengan sedikit atau tanpa upaya peyakinan.

Mengupayakan orang-orang agar berubah didasarkan pada penegakan kewenangan dan ancaman atau pemberlakuan sanksi-sanksi atas kinerja buruk. Pendekatan ini juga disebut pendekatan kekuatan penindas. Apapun istilah yang digunakan, penerapannya mengandung resiko yang besar dan potensi balasannya besar. Pendekatan ini fokus pada:

Bagaimana mengenali bahwa orang-orang pada dasarnya patuh.
Menjalankan kekuasaan sebagai sebuah penggugah perubahan cepat.
Menjalankan kekuasaan secara tepat.
Bersandar pada sanksi-sanksi dan ketergantungan.

Pendekatan Lingkungan-Adaptif

Premis utama dari pendekatan ini ke manajemen perubahan ialah bahwa meskipun orang-orang berdasarkan insting mereka berupaya menghindari gangguan atau kerugian, mereka sebenarnya memiliki kemampuan untuk menyesuaikan diri dengan situasi-situasi baru. Pendekatan ini menekankan kepada: 1) meletakkan aturan, 2) bagaimana dan kapan membuat peraturan, 3) mengatasi kelekatan dengan norma-norma yang ada, dan 4) mengeksploitasi kekuatan-kekuatan perusahaan/organisasi.

Jenis-jenis Manajemen Perubahan

Menurut Harischandra (2007), berdasarkan sifatnya terdapat tiga jenis perubahan dalam sebuah organisasi, yaitu:

Smooth incremental change, dimana perubahan terjadi secara lambat, sistematis dan dapat diprediksi serta mencakup rentetan perubahan dalam kecepatan konstan.
Bumpy incremental change, dimana perubahan ini dicirikan sebagai periode relatif tenang yang sekali-sekali disela percepatan gerak perubahan yang dipicu oleh perubahan lingkungan organisasi dan juga bisa bersumber dari internal seperti tuntutan peningkatan efisiensi dan perbaikan metode kerja.
Discontinous change, dimana perubahan ditandai dengan pergeseran-pergeseran cepat atas strategi, struktur, budaya, dan ketiganya sekaligus. Discountinous change adalah frame breaking change, yaitu perubahan yang bersifat revolusioner dan cepat.

Fase dan Tahapan Manajemen Perubahan

Menurut Haines (2005), terdapat beberapa fase yang ditempuh dalam menjalankan manajemen perubahan, yaitu sebagai berikut:

Fase A: Positioning Value/Strategic Position (menentukan posisi strategis). Fase ini merupakan tahapan dalam system thinking dimana apa yang menjadi tujuan/posisi strategis organisasi didefinisikan dengan jelas. Posisi inilah yang akan dicapai dengan perubahan organisasi.
Fase B: Measures Goals (mengukur tujuan). Dalam fase ini ditentukan ukuran-ukuran dan mekanisme yang digunakan untuk melihat apakah tujuan telah dicapai.
Fase C: Assesment Strategy (Strategi Assesmen). Pada fase ini ditentukan gap (kesenjangan) antara kondisi saat ini dan kondisi yang diinginkan. Sehingga dapat ditentukan langkah-langkah untul mencapai kondisi yang diinginkan dengan lebih baik.
Fase D: Acions Level-level (aktivitas perubahan). Fase ini akan mendefinisikan dan mengimplementasikan strategi yang akan mengintegrasikan semua proses, aktivitas, hubungan dan perubahan yang dibutuhkan untuk mengurangi gap atau untuk merealisasikan tujuan yang sudah ditentukan pada fase A.
Fase E: Environment Scan (identifikasi lingkungan eksternal). Pada fase ini dilakukan identifikasi lingkungan eksternal yang mempengaruhi perubahan. Identifikasi ini dilakukan dengan menggunakan scanning framework (kerangka kerja identifikasi) SKEPTIC (Social Kompetition Economic Politics Technology Industri Customer). Hasil identifikasi ini akan memberikan arah dan seberapa besar perubahan yang akan dilakukan.

Adapun tahapan manajemen perubahan beserta reaksi-reaksi yang muncul dari individu-individu yang mengalami perubahan digambarkan dalam The Rollercoaster of Change. Enam tahapan manajemen perubahan adalah sebagai berikut:

Start Smart, pada tahap ini disebut juga pre-planning atau tahap awal perencanaan perubahan dimana individu-individu bersiap-siap untuk perubahan. Ada proses edukasi dalam tahap ini.
Shock, pada tahap ini dimulainya perubahan dengan ditandai kickoff oleh change leader (pemimpin perubahan). Pada tahap ini biasanya reaksi yang muncul adalah shock (keterkejutan) dari individu-individu. Keterkejutan ini muncul akibat ketidaksiapan mereka menghadapi perubahan.
Depression/anger, pada tahap ini perubahan sudah dilakukan dan reaksi-reaksi yang muncul akibat adanya reorganisasi, perubahan pekerjaan dan tanggung jawab karena perubahan mulai nampak dengan jelas dalam bentuk depresi, kemarahan dan perasaan kehilangan dari individu-individu.
Hang In/Persevere, pada tahap ini reorganisasi dan hubungan kerja yang baru mulai diberlakukan. Dan individu-individu dalam organisasi akan berusaha mempertahankan kondisi yang lama, sehingga pada tahapan ini sering kali perubahan bisa mengalami kegagalan.
Hope/Readjustment, pada tahap ini dilakukan penyesuaian atau penyelarasan dengan kondisi organisasi yang baru. Individu-individu dalam organisasi sudah lebih memahami perubahan sehingga pada tahapan ini arah dan tujuan dari perubahan yang hendak dicapai telah mapan.
Rebuilding, pada tahap ini kondisi organisasi yang baru telah terbangun secara permanen. Pada tahap ini tim yang solid sudah terbangun dan kegiatan organisasi sudah berjalan dengan baik.

Strategi Manajemen Perubahan

Menurut Kotter (1996), terdapat delapan strategi sukses dalam proses membangun manajemen perubahan pada suatu organisasi, yaitu sebagai berikut:

Establishing a Sense of Urgency (membangun rasa urgensi). Tahapan ini adalah tahapan untuk membangun motivasi, dengan mengkaji realitas pasar dan kompetisi, mengidentifikasi dan membahas krisis, potensi krisis atau peluang besar, sehingga timbul alasan yang baik untuk melakukan sesuatu yang berbeda.
Creating the Guiding Coalition (menciptakan koalisi penuntun). Pada tahapan ini dibentuk sebuah koalisi untuk memulai perubahan sebagai sebuah tim yang terdiri dari orang-orang yang memiliki kekuasaan yang cukup untuk memimpin perubahan. Tim tersebut tidak harus mencakup dari semua orang yang memiliki kekuasaan atau yang menduduki kedudukan pada struktur organisasi, tetapi setidaknya orang-orang yang yang memiliki pengaruh dan kekuasaan, keahlian, kredibilitas dan jiwa pemimpin untuk memulai perubahan.
Developing a Vision and Strategy (merumuskan visi dan strategi). Pada tahapan ini perlunya dibuat sebuah visi untuk membantu mengarahkan upaya perubahan dan merumuskan strategi untuk mencapai visi.
Communicating the Change Vision (mengkomunikasikan visi perubahan). Pada tahapan ini perlunya mengkomunikasikan visi dan strategi perubahan pada seluruh elemen organisasi secara terus menerus dengan menggunakan setiap kesempatan yang ada, dan menjadikan koalisi penuntun sebagai model perilaku yang diharapkan dari pegawai.
Empowering Broad-Based Action (memberdayakan tindakan yang menyeluruh). Pada tahapan ini dilakukan kegiatan-kegiatan dengan melibatkan keseluruhan elemen organisasi untuk menyingkirkan rintangan, mengubah sistem atau struktur yang merusak visi perubahan, dan mendorong keberanian mengambil resiko serta ide, aktivitas dan tindakan non-tradisional.
Generating Short Term Wins (menghasilkan kemenangan jangka pendek). Orang belum tentu akan mengikuti proses perubahan selamanya bila tidak melihat hasil nyata dari usahanya selama ini. Pada tahapan ini dilakukan perencanaan untuk meningkatkan kinerja sebagai hasil dari perubahan/kemenangan yang dapat dilihat, dan juga memberi pengakuan dan penghargaan yang dapat dilihat kepada orang-orang yang memungkinkan tercapainya kemenangan tersebut.
Consolidating Gains and Producing More Change (mengkonsolidasikan hasil dan mendorong perubahan yang lebih besar). Pada tahapan ini dilakukan kegiatan-kegiatan untuk membuat proses perubahan tersebut semakin besar dengan menggunakan kredibilitas yang semakin meningkat untuk mengubah semua sistem, struktur dan kebijakan yang tidak cocok dan tidak sesuai dengan visi transformasi, mengangkat, mempromosikan dan mengembangkan orang-orang yang dapat mengimplementasikan visi perubahan dan meremajakan proses perubahan dengan proyek, tema dan agen perubahan yang baru.
Anchoring New Approaches in the Culture (menambatkan pendekatan baru dalam budaya). Dalam tahapan akhir ini, semua hasil perubahan yang telah dilakukan dijadikan budaya kerja yang baru dengan menciptakan kinerja yang lebih baik melalui perilaku yang berorientasi pada pelanggan dan produktivitas, kepemimpinan yang lebih baik, serta manajemen yang lebih efektif, mengartikulasikan hubungan antara perilaku baru dan kesuksesan organisasi serta mengembangkan berbagai cara untuk menjamin perkembangan kepemimpinan dan sukses.

Baca Artikel Manajemen Lainnya :

Daftar Pustaka

Coffman, Karen dan Lutes, Katie. 2007. Change Management: Getting User Buy-In. USA: Management of Change.
Winardi. 2011. Kepemimpinan dalam Manajemen. Jakarta: Rineka Cipta.
Wibowo. 2012. Manajemen Perubahan. Jakarta: Rajawali Press.
Nauheimer, Holger. 2007. Change Management for One World: A Virtual Toolbook for Learning Organization in Development. Online: www.change-management-toolbook.com
Davidson, Jeff. 2005. Change Management. Jakarta: Prenada Media.
Harischandra, Hans. 2007. Pengaruh Manajemen Perubahan Terhadap Budaya Organisasi dan Gaya Kepemimpinan Manager di PT. Alfa Retailindo Tbk. Jurnal Manajemen, Vol.3, No.1.
Haines, Stephen dkk. 2004. Enterprise Wide Change: Superior Result Through Systems Thinking. New York: Wiley.
Kotter, J.P. 1996. Leading Change. Boston: Harvard Business Press.