Knowledge Sharing (Pengertian, Dimensi, Pengelolaan, Indikator dan Faktor Pendorong)

Knowledge Sharing (Pengertian, Dimensi, Pengelolaan, Indikator dan Faktor Pendorong)

Knowledge sharing (berbagi pengetahuan) adalah metode atau kegiatan dalam manajemen pengetahuan yang digunakan untuk memberikan dan menyebarkan pengetahuan, ide, pengalaman, atau skill dari seseorang, departemen, organisasi, instansi, atau perusahaan untuk menciptakan dasar kebutuhan untuk kerja sama. Knowledge sharing merupakan bagian dari knowledge management agar bisa menciptakan ide-ide serta inovasi yang akan berkontribusi keberlangsungan suatu organisasi.

Knowledge sharing terdiri dari pemahaman yang disebarkan yang berhubungan dengan mengadakan akses pekerja dengan informasi yang relevan dan membangun menggunakan jaringan knowledge melalui organisasi. Knowledge sharing dapat tumbuh dan berkembang apabila menemukan kondisi yang sesuai yang ditentukan oleh tiga faktor kunci yaitu orang, organisasi, dan teknologi. Knowledge sharing hanya dapat dilakukan bilamana setiap anggota memiliki kesempatan yang luas dalam menyampaikan pendapat, ide, kritikan, dan komentarnya kepada anggota lainnya.

Berikut definisi dan pengertian knowledge sharing dari beberapa sumber buku:

Menurut Chen (2001), knowledge sharing adalah komunikasi interpersonal yang melibatkan komunikasi dan penerimaan pengetahuan dari orang lain, dan salah satu cara utama untuk mentransfer pengetahuan adalah seperti interaksi manusia.
Menurut Lin (2007), knowledge sharing adalah budaya yang melibatkan interaksi sosial di mana karyawan bertukar pengetahuan, pengalaman dan kemampuan (skill) melalui seluruh departemen ataupun organisasi.
Menurut Subagyo (2007), knowledge sharing adalah salah satu metode atau salah satu langkah dalam manajemen pengetahuan yang digunakan untuk memberikan kesempatan kepada anggota suatu kelompok, organisasi, instansi, atau perusahaan untuk berbagi ilmu pengetahuan, teknik, pengalaman dan ide yang mereka miliki kepada anggota lainnya.
Menurut Pasaribu (2009), knowledge sharing adalah kebudayaan interaksi sosial, termasuk pertukaran knowledge antara karyawan, pengalaman, dan skill melalui keseluruhan departemen atau organisasi, hal ini menciptakan dasar umum bahwa kebutuhan untuk kerja sama.

Dimensi Knowledge Sharing

Menurut Hoof dan Ridder (2004), terdapat dua dimensi yang dibutuhkan dalam melakukan knowledge sharing, yaitu sebagai berikut:

Knowledge Donating

Knowledge donating merupakan pentransferan pengetahuan, yang berarti bertukar dan berkomunikasi dengan orang lain dengan modal intelektual dari pribadi seseorang. Instrumen yang digunakan untuk mengukur knowledge donating adalah sebagai berikut:

Berbagi pengetahuan di antara karyawan sudah menjadi norma yang biasa.
Saya membagi pengetahuan dengan rekan kerja dalam satu departemen.
Saya membagi pengetahuan dengan rekan kerja dari departemen lain.
Saya membagi keterampilan dengan rekan kerja di dalam satu departemen.
Saya membagi keterampilan dengan rekan kerja dari departemen lain.
Ketika saya mempelajari sesuatu yang baru, saya menceritakan hal tersebut pada rekan kerja dalam satu departemen.

Ketika saya mempelajari sesuatu yang baru, saya menceritakan hal tersebut pada rekan kerja dari departemen lain.
Rekan kerja mau berbagi pengetahuan dengan saya.
Saya mau membagi pengetahuan dengan rekan kerja.

Knowledge Collection

Knowledge collection adalah mengumpulkan pengetahuan yang mengacu pada konsultasi dengan kolega untuk mendorong mereka berbagi modal pengetahuan yang dimiliki. Instrumen yang digunakan untuk mengukur knowledge collecting adalah sebagai berikut:

Rekan kerja dalam satu departemen menceritakan apa yang mereka ketahui, ketika saya bertanya pada mereka.
Rekan kerja dari departemen lain menceritakan apa yang mereka ketahui, ketika saya bertanya pada mereka.
Rekan kerja dalam satu departemen membagi keterampilan yang mereka miliki, ketika saya bertanya pada mereka.
Rekan kerja dari departemen lain membagi keterampilan yang mereka miliki, ketika saya bertanya kepada mereka.
Ketika rekan kerja telah mempelajari sesuatu yang baru, mereka bercerita kepada saya.

Pengelolaan Knowledge sharing

Menurut Yuliazmi (2005), kecenderungan yang sering muncul dalam sebuah perusahaan adalah pengetahuan yang ada bersifat lokal dan terpisah. Hal tersebut yang menjadi dasar dibutuhkannya knowledge sharing yang bertujuan untuk pengelolaan dan mengalirkan pengetahuan tersebut ke seluruh komponen dalam organisasi serta untuk memperbaiki kegiatan saling berbagi pengetahuan.

Adapun kegiatan pengelolaan knowledge sharing terbagi menjadi delapan bagian, yaitu:

Knowledge map. Memetakan dimana knowledge berada dalam perusahaan, rincian mengenai siapa mengetahui apa dan berada dimana.
Talk space. Menyediakan tempat yang bertujuan untuk memberikan kesempatan bagi pegawai untuk berbicara dengan yang lain dalam suasana informal.
Smart office layout. Merancang ruang kerja yang dapat memberikan kontribusi bagi lingkungayan efektif untuk kegiatan pembelajaran.
Dedicated knowledge-sharing event. Mengadakan kegiatan knowledge fair atau forum untuk saling berbagi pengetahuan. Memberikan kesempatan bagi pegawai yang tidak pernah bertemu dalam kegiatan kerja sehari-hari untuk saling bertukar pengalaman. Dalam hal ini struktur yang tidak terlalu keta paling baik dalam knowledge sharing, sehingga peserta dapat menentukan cara masing-masing dalam memenuhi kebutuhannya.
Commom language. Faktor utama keberhasilan kegiatan knowedge sharing adalah memiliki bahasa umum dalam berkomunikasi dengan seluruh pegawai dalam suatu perusahaan. Kegiatan ini dimulai dengan membentuk daftar kata perbendaharaannya, kemudian diterjemahkan dalam bahasa yang dimengerti bersama.
Knowledge leader. Menentukan pihak yang dapat menggunakan sumber daya, menguasai logika dari knowledge sharing, memonitor partisipasi pegawai dan menjadi contoh dari sikap saling berbagi.
A change in culture. Menciptakan budaya dimana pegawai sangat ingin membagi knowledge yang mereka miliki. Hal ini merupakan tantangan mengingat sifat dasar dari saling berbagi adalah suka rela. Cara termudah adalah dengan menghilangkan penghalang dari kegiatan penyebaran knowledge.
Room for tension. Hal ini disebut juga dengan fusion, creative abrasion atau creative tension. Menyatukan pegawai dari bagian yang berbeda untuk bersama-sama menyelesaikan suatu permasalahan. Hal ini dibutuhkan karena pembelajaran dan solusi inovatif kerap terjadi saat seseorang dikondisikan untuk meluaskan pemikiran mereka dalam cara yang baru.

Sarana dan Alat Bantu Knowledge Sharing

Menurut Subagyo (2007), terdapat beberapa sarana dan alat bantu yang dapat digunakan dalam pelaksanaan knowledge sharing, antara lain adalah sebagai berikut:

Pertemuan tatap muka adalah pertemuan-pertemuan rutin, seminar, workshop, forum, pemagangan.
Dokumentasi, seluruh kegiatan dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi dalam rangka publikasi baik elektronik di website maupun non elektronik newsletter, majalah dan koran.
Website yang dibangun secara lokal memuat informasi terkini tentang berita, kegiatan komunitas, cerita pengalaman, dan informasi lainnya.
Diskusi elektronik, yaitu dapat dilakukan teleconference, email, blog, forum diskusi, wiki, dan internet-chatting.
Publikasi dan newsletter, pembuatan newsletter kepada anggota komunikasi, penerbitan majalah dan koran untuk menyebarkan pemikiran dan pengetahuan yang dimiliki komunitas, sekaligus dapat menjadi sarana promosi komunitas kepada masyarakat yang lebih luas.
Penelitian, yaitu penelitian yang merupakan kegiatan rumit, survei kecil juga masuk dalam kategori ini. Tukar menukar pemikiran dan ide baru, akan lebih intensif terjadi.

Konversi Pengetahun dalam Knowledge Sharing

Menurut Sholeh (2011), konversi pengetahuan dalam knowledge sharing terdiri dari empat tahap yang dikenal dengan istilah SECI Process, yaitu S: Socialization, E: Externalization, C: Combination, dan I: Internalization. Konversi pengetahuan tersebut merupakan siklus hidup dan berkembangnya suatu pengetahuan.

Adapun gambaran SECI Process dan penjelasan masing-masing bagiannya adalah sebagai berikut:

Proses Sosialisasi. Proses transfer secara langsung antara tacit knowledge ke tacit knowledge lain. Praktis tanpa media.
Proses Eksternalisasi. Mengubah tacit knowledge menjadi explicit knowledge melalui proses dialog dan refleksi.
Proses Kombinasi. Merupakan proses konversi explicit knowledge menjadi explicit knowledge yang baru melalui sistemasi dan pengaplikasian explicit knowledge dan informasi.
Proses Internalisasi. Merupakan proses pembelajaran dan akuisisi knowledge yang dilakukan oleh anggota organisasi terhadap explicit knowledge yang disebarkan kesluruh angota organisais melalui pengalaman sendiri sehingga menjadi tacit knowledge anggota organisasi.

Indikator Knowledge Sharing

Menurut Matzler dkk (2008), indikator yang digunakan untuk mengukur keberhasilan pelaksanaan knowledge sharing adalah sebagai berikut:

Embrained knowledge. Pengetahuan yang terkait dengan ketrampilan konseptual dan kemampuan kognitif individu melalui studi formal (learning by studying). Contoh: keterampilan konseptual dan kemampuan kognitif.
Embodied knowledge. Pengetahuan dimana tubuh individu dapat melakukan aktivitas tanpa adanya verbal yang mempresentasikan sebuah pikiran. Pengetahuan itu terbentuk pada diri seseorang yang berasal dari pengalaman sebelumnya. Contoh: pengetahuan berdasarkan pengalaman atau learning by doing.
Encultured knowledge. Struktur afektif dan kognitif yang digunakan oleh anggota organisasi untuk mempersepsikan, menjelaskan, mengevaluasi dan mengkonstruk realitas. Pengetahuan ini juga mencakup asumsi dan kepercayaan yang digunakan untuk mendapatkan nilai dan informasi baru. Contoh: pemahaman bersama, dll.
Embedded knowledge. Bentuk kolektif dari pengetahuan tacit yang tertanam dalam rutinitas organisasi, praktik, nilai, norma dan kepercayaan bersama (shared belief). Contoh: rutinitas spesifik perusahaan dan prosedur, dll.
Encoded knowledge. Pengetahuan yang telah dikodifikasi dan berbentuk eksplisit. Contoh: buku, pedoman kerja, deskripsi pekerjaan, dll.

Baca Artikel Manajemen Lainnya :

Faktor Pendorong Knowledge Sharing

Menurut Helmi dan Elita (2013), dalam penelitian yang dilakukan terdapat beberapa faktor yang menjadi pendorong dan mempengaruhi keberhasilan pelaksanaan knowledge sharing dalam sebuah organisasi, yaitu sebagai berikut:

Kesempatan. Kesempatan formal seperti pelatihan, tim kerja yang terstruktur maupun sistem yang berbasiskan teknologi akan memfasilitasi terjadinya knowledge sharing. Selain itu, kesempatan informal juga akan memfasilitasi knowledge sharing. Kesempatan informal yang dimaksud adalah hubungan dan jaringan yang bersifat sosial antar anggota organisasi.
Modalitas komunikasi. Komunikasi merupakan aktivitas utama dalam knowledge sharing. Maka dari itu, penting untuk melakukan upaya mengatasi hambatan komunikasi. Komunikasi tatap muka maupun komunikasi yang berbasis teknologi juga akan memfasilitasi perilaku knowledge sharing.
Harapan kemanfaatan. Ketika kegiatan komunikasi memberikan sebuah manfaat pengetahuan, hal tersebut akan mendorong terjadinya knowledge sharing. Selain itu, hal ini akan semakin mendorong anggota organisasi untuk melakukannya.
Kesesuaian konteks. Knowledge sharing akan lebih sering dilakukan dalam konteks latar belakang profesional yang sama antar individu.

Daftar Pustaka

Chen, H. 2001. Knowledge Management Systems: A Text Mining Perspective. Tucson: The University of Arizona.
Lin, H.F. 2007. Knowledge Sharing and Firm Innovation Capability: An Empirical Study. International Journal of Manpower.
Ahmad, Subagyo. 2007. Studi Kelayakan Teori dan Aplikasi. Jakarta: Elex Media Komputindo.
Pasaribu, Manerep. 2009. Knowledge Sharing: Meningkatkan Kinerja Layanan Perusahaan. Jakarta: Elex Media Komputindo.
Hoof, Van Den dan De Ridder, J.A. 2004. Knowledge Sharing in Context: The Influence of Organizational Commitment, Communication Climate Use on Knowledge Sharing. Journal of Knowledge Management.
Yuliazmi. 2005. Penerapan Knowledge Management dalam Perusahaan Reasuransi: Studi Kasus PT Reasuransi Nasional Indonesia. Jakarta: Universitas Budi Luhur.
Sholeh, Alvin. 2011. Smart Knowledge Worker, Bagaimana Individu Menjaga, Mengembangkan dan Mengalirkan Pengetahuan Keseluruh Sendi Organisasi. Jakarta: Gramedia.
Matzler, K., dkk. 2008. Personality Traits and Knowledge Sharing. Journal of Economic Psychology.
Helmi, A.F., dan Elita. 2013. Efikasi Diri, Sistem Imbalan, dan Berbagi Pengetahuan: Meta-analisis. Bulletin Psikologi, Vol.21, No.1.