Deskripsi Pekerjaan (Pengertian, Manfaat, Indikator dan Unsur)

Deskripsi Pekerjaan (Pengertian, Manfaat, Indikator dan Unsur)

Deskripsi pekerjaan atau job description adalah suatu statement, penjelasan dan informasi tertulis mengenai karakteristik sebuah jabatan atau pekerjaan (tugas, tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan dan aspek-aspek pekerjaan) yang disusun secara jelas dan teratur serta harus dilakukan oleh karyawan dalam sebuah organisasi atau perusahaan.

Deskripsi pekerjaan adalah keseluruhan kajian ringkasan informasi pekerjaan dan syarat- syarat pelaksanaannya sebagai hasil dari analisis, yang biasanya berisi tugas pokok dari uraian tersebut. Deskripsi pekerjaan tidak membahas masalah orang atau pekerja, tetapi masalah ruang lingkup kegiatan, fungsi dasar atau tugas pokok, nama pekerjaan, wewenang dan kewajiban, tanggung jawab, kriteria penilaian dan hasilnya.

Deskripsi pekerjaan merupakan pedoman, petunjuk dan arah tindakan bagi tenaga kerja untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya. Dengan adanya deskripsi pekerjaan maka diharapkan pegawai atau karyawan dapat melaksanakan tugas dengan baik guna menciptakan kinerja yang optimal. Perancangan pekerjaan dan deskripsi tugas yang jelas, maka karyawan akan semakin produktif dan berprestasi sehingga keuntungan ekonomis dari deskripsi pekerjaan akan diperoleh.

Berikut definisi dan pengertian deskripsi pekerjaan dari beberapa sumber buku:

Menurut Yani (2012), deskripsi pekerjaan adalah hasil analisis pekerjaan sebagai rangkaian kegiatan atau proses menghimpun dan mengolah informasi mengenai pekerjaan.
Menurut Hasibuan (2000:32), deskripsi pekerjaan adalah adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi.
Menurut Sirait (2006), deskripsi pekerjaan adalah rumusan kewajiban dan tanggung jawab dalam pekerjaan-pekerjaan tertentu yang disusun secara jelas dan teratur.
Menurut Ranupandojo dan Husnan (1996), deskripsi pekerjaan merupakan suatu statement yang teratur dari berbagai tugas dan kewajiban suatu jabatan tertentu.
Menurut Santoso dan Masman (2015), deskripsi pekerjaan adalah daftar jabatan, tanggung jawab, hubungan pelaporan, kondisi jabatan dan tanggung jawab penyeliaan.
Menurut Rivai (2005), deskripsi pekerjaan adalah hasil analisis pekerjaan sebagai rangkaian kegiatan atau suatu proses menghimpun dan mengolah informasi mengenai pekerjaan.
Menurut Dessler (2004), deskripsi pekerjaan adalah sebuah pernyataan tertulis tentang apa yang harus dilakukan oleh pekerja, bagaimana orang itu melakukannya, dan bagaimana kondisi kerjanya.
Menurut Mathis (2006), deskripsi pekerjaan adalah penjelasan karakteristik pekerjaan (tugas dan tanggung jawab dari suatu pekerjaan) yang harus dilakukan oleh karyawan dalam sebuah organisasi atau perusahaan.

Manfaat Deskripsi Pekerjaan

Menurut Ardana dkk (2012), manfaat deskripsi pekerjaan adalah sebagai berikut:

Membantu menghindari adanya kebingungan, dan memberikan pemahaman dalam melaksanakan pekerjaan.
Untuk menghindari tumpang tindih tanggung jawab dalam melaksanakan tugas.
Memberikan kemudahan dalam berbagai aktivitas SDM.
Membantu karyawan dalam perencanaan karir, mengurangi praktik diskriminasi dalam promosi dan pemindahan serta memudahkan evaluasi pekerjaan.
Bermanfaat juga untuk program keselamatan kerja.
Untuk perencanaan perubahan organisasi dan reorganisasi.
Memberi arahan tentang pengalaman yang diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan.
Untuk memperbaiki prosedur dan metode kerja, agar pekerjaan tersebut bisa efektif dan efisien.
Membantu memperbaiki administrasi dan pengendalian pekerjaan.

Sedangkan menurut Simamora (1997), adanya deskripsi pekerjaan memberikan manfaat bagi karyawan dan perusahaan sebagai berikut:

Desain organisasi. Deskripsi pekerjaan melengkapi instrumen-instrumen deskriptif lainnya, seperti bagan organisasi, ketepatan-ketepatan fungsi unit kerja dengan memberikan informasi yang lebih lengkap tentang hubungan-hubungan organisasional dan keluaran.

Klarifikasi tanggung jawab. Deskripsi pekerjaan membantu menghindari adanya kebingungan dan memberikan pemahaman atau penjelasan. Gambaran yang jelas apa yang akan menjadi tanggung jawab seorang individu dapat mengurangi kesalahpahaman dan ambiguitas.
Rekrutmen. Deskripsi pekerjaan dapat dipakai untuk membuat iklan rekrutmen dan memberikan informasi tambahan kepada pelamar tentang lowongan-lowongan pekerjaan.
Desain tes. Deskripsi pekerjaan dapat dipakai untuk mengidentifikasi calon-calon pekerja, apakah dia mengaitkan item-item tes dengan persyaratan pekerjaan.
Wawancara. Deskripsi pekerjaan memberikan informasi yang ringkas dan lengkap kepada pewawancara tentang pekerjaan.
Orientasi. Deskripsi pekerjaan akan membantu menentukan persyaratan-persyaratan pekerjaan dan menolong karyawan baru memahami secara jelas tentang tugas dan tanggung jawabnya.
Pelatihan. Deskripsi pekerjaan dapat dipakai untuk penentuan kebutuhan pelatihan yang dibutuhkan oleh karyawan untuk kinerja yang lebih efektif dan efisien.
Evaluasi pekerjaan. Deskripsi pekerjaan dapat dipakai untuk menentukan faktor-faktor yang terbandingkan dalam proses evaluasi pekerjaan.
Penilaian kinerja. Deskripsi pekerjaan dapat menentukan landasan-landasan menilai karyawan selama penilaian kinerja.
Survey Kompensasi. Deskripsi pekerjaan dapat memberikan informasi untuk perbandingan-perbandingan internal (melalui evaluasi pekerjaan) maupun perbandingan-perbandingan internal (melalui analisis survei).
Penempatan keluaran. Deskripsi pekerjaan dapat memainkan peran penting dalam proses perubahan karir.

Indikator Deskripsi Pekerjaan

Menurut Hasibuan (2007), deskripsi pekerjaan memiliki beberapa indikator, yaitu sebagai berikut:

Apa yang dilakukan. Setelah menempati jabatan yang ditetapkan apa yang dilakukan dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang diemban oleh seorang karyawan untuk menjalankan aktivitas organisasi perusahaan.
Kecakapan. Kemampuan seorang karyawan menjalankan tugas yang diberikan kepadanya dan kesanggupan membangun hubungan dengan rekan kerja, ataupun dengan atasan.
Pendidikan yang diperlukan. Setiap jabatan yang ada masing-masing diperlukan pendidikan apa yang diperlukan untuk untuk menduduki jabatan tersebut.
Kondisi. Dimana jabatan itu dilaksanakan seseorang karyawan yang duduk dalam suatu jabatan harus mampu melihat keadaan, keterangan tentang bahan yang dipakai, serta mampu memahami apa yang harus dilakukan di intern organisasi serta di ekstern organisasi.
Jenis dan kualitas orang yang diperlukan untuk jabatan tersebut. Pada keterangan diatas bahwa seseorang yang akan memangku jabatan harus memenuhi kriteria yang ditentukan oleh perusahaan.

Masih menurut Hasibuan (2010), beberapa indikator dalam deskripsi pekerjaan yaitu:

Identifikasi pekerjaan atau jabatan, yakni memberikan nama jabatan seperti rektor, dekan, dosen atau kepala bagian administrasi.
Hubungan tugas dan tanggung jawab, yakni perincian tugas dan tanggungjawab secara nyata diuraikan secara terpisah agar jelas diketahui. Rumusan hubungan sebaiknya menunjukkan hubungan antara pejabat dengan orang lain di dalam maupun di luar organisasi.
Standar wewenang dan pekerjaan, yakni kewenangan dan prestasi yang harus dicapai oleh setup pejabat harus jelas.
Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas, seperti alat, mesin, dan bahan baku yang akan dipergunakan untuk melakukan pekerjaan tersebut.
Ringkasan pekerjaan atau jabatan, sebaiknya menguraikan bentuk umum pekerjaan dengan hanya mencantumkan fungsi dan aktivitas utamanya.
Penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya, yaitu harus dijelaskan jabatan dari mana si petugas dipromosikan dan ke jabatan mana si petugas akan dipromosikan.

Unsur-unsur Deskripsi Pekerjaan

Unsur-unsur atau elemen yang ada di dalam deskripsi pekerjaan adalah sebagai berikut:

Identitas pekerjaan (job identity)

Identitas pekerjaan berisi tentang beberapa jenis informasi, seperti; nama pekerjaan dan status pekerjaan. Dalam deskripsi pekerjaan memungkinkan pengidentifikasian bebas tidaknya status pekerjaan secara cepat. Kode pekerjaan, yang memudahkan perujukan semua pekerjaan, kode ini mewakili karakteristik yang penting dari pekerjaan yang bersangkutan. Identitas pekerjaan juga ada yang memuat tanggal pembuatan, ditulis oleh, yang menyetujui, menunjukkan lokasi pekerjaan tersebut berkenaan dengan pabrik/divisi, juga ditunjukkan jabatan atasan langsung.

Ringkasan pekerjaan (job summary)

Ringkasan pekerjaan merupakan rangkuman umum perihal tanggung jawab utama dan komponen-komponen yang membedakan pekerjaan tersebut dengan pekerjaan lainnya. Ringkasan pekerjaan memberitahukan apa pekerjaan tersebut, bagaimana pelaksanaannya dan mengap. Ringkasan pekerjaan mempunyai dua tujuan, yaitu:

Memberikan perumusan yang singkat dan berfaedah sebagai informasi personal tambahan, bila nama jabatan belum jelas.
Memberikan pelayanan sebagai suatu ikhtisar guna memperkenalkan kepada para pembaca terhadap pengertian informasi yang terinci berikutnya.

Hubungan kerja

Hubungan dengan jabatan-jabatan lain bertujuan untuk menetapkan bentuk hubungan promosi secara vertikal dan horizontal dari arus dan prosedur pekerjaan. Hubungan ini sangat perlu dicantumkan supaya terlihat keterkaitan pekerjaan satu sama lain, bagaimana sistem dan prosedur pekerjaan yang berlaku di perusahaan, serta bagaimana jalan arus dokumen dalam organisasi yang bersangkutan. Hal ini dapat menggambarkan hubungan kerja baik secara vertikal maupun horizontal, yang sekaligus dapat memperlihatkan pola koordinasi yang berlaku dalam organisasi yang bersangkutan.

Wewenang (authority)

Wewenang adalah hak untuk memutuskan apa yang harus dilakukan dan hak untuk melakukannya, atau mengharuskan orang lain untuk melakukannya. Asas dasar yang menguasai hubungan ini adalah asas persamaan antara wewenang dan tanggung jawab. Asas ini menyatakan bahwa sejumlah wewenang yang sama harus menyertai delegasi tanggung jawab.

Kewajiban dan tanggung jawab

Kewajiban dan tanggung jawab adalah jantung dari deskripsi pekerjaan. Terdapat dua format yang lazim untuk bagian kewajiban; yang pertama adalah alinea yang menggambarkan pekerjaan. Kesulitan dalam format ini adalah bahwa pembaca mungkin sulit mengenali dengan segera fungsi-fungsi mana yang penting. Format kedua yang lebih populer adalah pengelompokan tugas-tugas dan pekerjaan dan mendaftarnya secara terpisah.

Dalam kewajiban diuraikan pekerjaan apa yang akan dilakukan, bagaimana cara melakukannya, dan apa sasaran pelaksanaan kewajiban itu. Sehingga dengan membaca urutan tersebut para pembaca mendapat informasi yang lebih jelas. Beberapa asas yang diterapkan kepada tanggung jawab, antara lain:

Tidak boleh ada tanggung jawab yang tumpang tindih.
Batas tanggung jawab harus ditentukan dengan jelas.
Tidak boleh ada jurang dalam pemberian tanggung jawab.
Tanggung jawab tidak diberikan untuk pekerjaan yang tidak perlu dan tidak menyumbang kepada sasaran organisasi.

Kondisi kerja

Uraian pekerjaan juga mencantumkan kondisi kerja yang tercakup dalam pekerjaan. Hal ini dapat mencakup hal-hal, seperti kebisingan, kondisi bahaya atau panas. Hal ini diperlukan dikarenakan untuk kebutuhan sumber daya manusia, apakah kondisi kerja yang ada itu cocok atau tidak dengan pendidikan, kondisi fisik, dan mental yang bersangkutan.

Menurut Ardana dkk (2012), unsur-unsur yang dimuat dalam deskripsi pekerjaan meliputi beberapa item informasi, antara lain adalah sebagai berikut:

Nama jabatan/pekerjaan, digunakan untuk memberi ciri dan gambaran atas isi pekerjaan.
Kode jabatan, digunakan untuk membedakan dengan jabatan lain, dan memudahkan mengadministrasikannya.
Unit kerja, yaitu unit dimana jabatan tersebut berada serta eselon unit kerja atasan langsung secara berjenjang.
Ikhtisar jabatan atau rumusan jabatan, yaitu uraian yang menggambarkan ruang lingkup tugas jabatan yang disusun dalam satu kalimat.
Hasil kerja, yaitu segala sesuatu yang dicapai sebagai akibat dari proses pengolahan bahan kerja dengan perangkat kerja dalam waktu dan kondisi tertentu sesuai dengan tujuan organisasi.
Bahan kerja, yaitu masukan yang diproses menjadi hasil kerja.
Perangkat kerja, yaitu semua sarana kerja yang digunakan untuk memproses bahan kerja menjadi hasil kerja.
Sifat jabatan, yaitu waktu atau bilamana dalam keadaan bagaimana jabatan dilaksanakan.
Uraian tugas jabatan, yaitu memaparkan rincian pekerjaan yang merupakan tugas pokok yang dilakukan pemegang jabatan dalam proses bahan kerja menjadi hasil kerja dengan menggunakan perangkat kerja.
Tanggung jawab, yaitu rincian atas segala sesuatu yang dipertanggung-jawabkan oleh pemegang jabatan.
Wewenang, yaitu hak dan kekuasaan pemegang jabatan untuk mengambil sikap atau tindakan tertentu.
Korelasi/hubungan jabatan, yaitu hubungan timbal balik antara pemegang jabatan yang satu dengan pemegang jabatan yang lain.
Risiko bahaya dalam pekerjaan, yaitu sesuatu yang mungkin dihadapi berupa bahaya fisik dan mental.
Syarat jabatan, yaitu kualifikasi yang harus dipenuhi oleh pemegang jabatan untuk dapat melaksanakan pekerjaan.

Baca Artikel Manajemen Lainnya :

Daftar Pustaka

Yani, M. 2012. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Mitra Wacana Media.
Sirait, Justine T. 2006. Memahami Aspek-aspek Pengelolaan Sumber Daya Manusia dalam Organisasi. Jakarta: Gramedia Widiasarana Indonesia.
Hasibuan, Malayu S.P. 2000. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara.
Hasibuan, Malayu S.P. 2007. Manajemen Sumber Daya Manusia Perusahaan. Jakarta: Bumi Aksara.
Hasibuan, Malayu S.P. 2010. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara.
Ranupandojo, Heidjrachman dan Husnan, Suad. 1996. Manajemen Personalia. Yogyakarta: BPFE.
Santoso, Y. dan Masman, R. 2016. A Pratical Guindance To Executive Compensation Management. Jakarta: Gramedia.
Rivai, Veithzal. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Raja Grafindo Persada.
Dessler, Gary. 2004. Manjemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Indeks Kelompok Gramedia.
Mathis, R.L., dan Jackson, J.H. 2006. Human Resource Management: Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Salemba Empat.
Ardana, I Komang., Mujiati, Ni Wayan dan Utama, I Wayan M. 2012. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Simamora, Henry. 1997. Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN.