Struktur Organisasi (Pengertian, Unsur, Jenis, Bentuk dan Faktor yang Mempengaruhi)

Struktur Organisasi (Pengertian, Unsur, Jenis, Bentuk dan Faktor yang Mempengaruhi)

Struktur organisasi adalah suatu diagram yang menggambarkan rantai perintah, hubungan pekerjaan, tanggung jawab, rentang kendali dan pimpinan organisasi berfungsi sebagai kerangka kerja dan tugas pekerjaan yang dibagi, dikelompokkan dan dikoordinasi secara formal. Struktur organisasi menunjukkan alur perintah yang mengindikasikan jabatan pekerjaan yang harus dipertanggung jawabkan oleh masing-masing tipe karyawan.

Struktur organisasi menggambarkan kerangka dan susunan hubungan diantara fungsi, bagian atau posisi, juga menunjukkan hierarki organisasi dan struktur sebagai wadah untuk menjalankan wewenang, tanggung jawab dan sistem pelaporan terhadap atasan dan pada akhirnya memberikan stabilitas dan kontinuitas yang memungkinkan organisasi tetap hidup walaupun orang datang dan pergi serta pengkoordinasian hubungan dengan lingkungan.

Penyusunan struktur organisasi yang sesuai dalam manajemen dapat mendorong peningkatan efektivitas kegiatan usaha. Dengan adanya struktur organisasi, maka stabilitas dan kontinuitas organisasi tetap bertahan. Struktur organisasi berfungsi sebagai alat untuk membimbing ke arah efisiensi dalam penggunaan pekerja dan seluruh sumber daya yang dibutuhkan dalam meraih tujuan organisasi.

Berikut definisi dan pengertian struktur organisasi dari beberapa sumber buku:

Menurut Robbins dan Coulter (2007), struktur organisasi adalah kerangka kerja formal organisasi yang dengan kerangka kerja itu tugas-tugas pekerjaan dibagi-bagi, dikelompokkan dan dikoordinasikan.
Menurut Hasibuan (2004), struktur organisasi adalah suatu diagram yang menggambarkan tipe organisasi, perdepartemenan organisasi, kedudukan dan jenis wewenang pejabat, bidang dan hubungan pekerjaan, garis perintah dan tanggungjawab, rentang kendali dan sistem pimpinan organisasi.
Menurut Siswanto (2005), struktur organisasi menspesifikasikan pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi atau aktivitas yang beraneka ragam yang dihubungkan sampai batas tertentu, juga menunjukkan tingkat spesialisasi aktivitas kerja.
Menurut Robbin (2003), struktur organisasi adalah rantai perintah yang digambarkan secara grafis dengan menggunakan bagan organisasi.
Menurut Sunarto (2003), struktur organisasi menetapkan bagaimana tugas pekerjaan dibagi, dikelompokkan dan dikoordinasi secara formal.

Unsur-unsur Struktur Organisasi

Menurut Siswanto (2005), struktur organisasi memiliki empat unsur utama, yaitu sebagai berikut:

Spesialisasi aktivitas (specialization of activities)

Spesialisasi aktivitas mengacu pada spesialisasi tugas-tugas individual dan kelompok kerja dalam organisasi (pembagian kerja) dan pengaturan-pengaturan tugas-tugas tersebut menjadi satuan-satuan kerja (departementasi). Di dalam sebuah organisasi pembagian tugas pekerjaan adalah keharusan mutlak, tanpa itu kemungkinan terjadinya tumpang tindih sangat besar. Pembagian tugas pekerjaan pada akhirnya akan menghasilkan departemen-departemen terkecil dalam organisasi merupakan dasar yang digunakan untuk mengelompokkan sejumlah pekerjaan menjadi satu kelompok.

Standarisasi aktivitas (standardization of activities)

Standardisasi kegiatan merupakan prosedur yang digunakan organisasi untuk menjamin kelayak-dugaan (predictability) aktivitasnya. Menstandarisasi berarti menjadikan kegiatan pekerjaan seragam dan taat azas.

Koordinasi aktivitas (coordination of activities)

Koordinasi aktivitas yaitu proses dalam mengintegrasikan seluruh aktivitas dan fungsi-fungsi sub organisasi dari berbagai departemen atau bagian dalam organisasi, untuk menciptakan keserasian gerak langkah unit-unit yang ada dalam pencapaian tujuan organisasi secara efektif dan efisien.

Sentralisasi dan desentralisasi pengambilan keputusan (centralization and decentralization of decision making)

Sentralisasi dan desentralisasi pengambilan keputusan mengacu pada lokasi otoritas pengambilan keputusan. Dalam struktur organisasi yang di sentralisasi, keputusan diambil pada tingkat tinggi oleh manajer puncak, atau bahkan oleh seorang saja. Dalam struktur yang didesentralisasikan, gaya pengambilan keputusan dibagi diantara para bawahan pada hierarki manajemen menengah dan bawah.

Jenis-jenis Struktur Organisasi

Menurut Stoner (1996), secara formal struktur organisasi dapat diklasifikasikan dalam tiga jenis, yaitu:

Struktur Organisasi Berdasarkan Fungsi

Struktur organisasi jenis ini menggabungkan semua orang yang terlibat dalam suatu kegiatan atau beberapa kegiatan terkait menjadi satu bagian. Sebagai contoh sebuah organisasi dibagi berdasarkan fungsi bila mempunyai bagian-bagian produksi, pemasaran, dan penjualan yang secara terpisah.

Kelebihan atau keunggulan struktur organisasi berdasarkan fungsi adalah:

Cocok bagi lingkungan stabil.
Menunjang pengembangan keahlian.
Memberi kesempatan bagi para spesialis.
Hanya memerlukan koordinasi minimal.
Hanya memerlukan keperluan antar pribadi yang kecil.

Kekurangan atau kelemahan struktur organisasi berdasarkan fungsi adalah:

Pada organisasi yang besar, tanggapan lebih lambat diterima.
Menyebabkan terjadinya kemacetan karena pelaksanaan tugas yang berurutan.
Tidak merangsang inovasi, perspektif yang sempit.
Dapat menimbulkan konflik mengenai prioritas produk.
Tidak menunjang pengembangan manajer umum.
Mengatur rasa tanggung jawab atas kelancaran kerja secara keseluruhan.

Struktur Organisasi Berdasarkan Produk/Pasar

Struktur organisasi berdasarkan produk adalah struktur organisasi yang mengumpulkan dalam satu unit kerja semua yang terlibat dalam produksi dan pemasaran dari sebuah produk atau kelompok produk yang terkait dan berhubungan dengan tipe pelanggan tertentu.

Kelebihan atau keunggulan struktur organisasi berdasarkan produk/pasar adalah:

Cocok untuk perubahan yang cepat.
Memungkinkan adanya fisibilitas produk yang tinggi.
Memungkinkan konsentrasi penuh terhadap tugas-tugas.
Kejelasan tanggung jawab.
Memungkinkan pemrosesan tugas-tugas ganda secara paralel.
Memudahkan pelatihan manajer umum.

Kekurangan atau kelemahan struktur organisasi berdasarkan produk/pasar adalah:

Menyebabkan terjadinya pertikaian untuk alokasi sumber daya.
Tidak mendukung koordinasi aktivitas antar berbagai divisi.
Mendorong pengabaian prioritas jangka panjang.
Memungkinkan menurunnya pendalaman kecakapan.
Menimbulkan konflik antara tugas divisi dengan prioritas perusahaan.

Struktur Organisasi Matriks

Pada struktur organisasi matriks terdapat dua jenis struktur yang berjalan secara serempak. Bagian fungsional tetap (permanen) memiliki wewenang atas pelaksanaan standard profesional unit mereka, sementara tim-tim proyek diciptakan sejauh dibutuhkan untuk menjalankan program-program khusus. Anggota tim diambil dari berbagai bagian fungsional dan melapor kepada manajer proyek, yang bertanggungjawab atas kerja tim.

Kelebihan atau keunggulan struktur organisasi matriks adalah:

Memberikan keluwesan kepada organisasi.
Merangsang kerja sama dan disiplin.
Melibatkan, memotivasi, dan menantang para pegawai.
Mengembangkan keterampilan pegawai.
Membebaskan pimpinan teras dan keharusannya menyusun rencana.
Merangsang orang untuk mengidentifikasi diri dengan produk akhir.
Memungkinkan para pakar dialihkan ke setiap bidang yang memerlukannya.

Kekurangan atau kelemahan struktur organisasi matriks adalah:

Risiko timbulnya perasaan anarki.
Mendorong terjadinya persaingan kekuasaan.
Dapat menimbulkan lebih banyak diskusi dari pada tindakan.
Menuntut adanya keterampilan yang tinggi dalam hubungan antar perorangan.
Penerapan-nya memerlukan biaya besar.
Ada risiko beberapa tim proyek mengerjakan tugas yang sama.
Merugikan moral jika pegawai harus dihukum kembali.

Bentuk-bentuk Struktur Organisasi

Menurut Hasibuan (2010), berdasarkan hubungan yang ada pada organisasi terdapat lima jenis bentuk struktur organisasi, yaitu sebagai berikut:

Bentuk organisasi lini/garis/komando

Bentuk organisasi garis ini pertama kali muncul di kalangan militer dan merupakan bentuk organisasi yang paling tua. Bentuk ini diciptakan oleh Henry Fayol, di samping itu bentuk organisasi garis merupakan bentuk organisasi yang paling sederhana. Disebut sebagai organisasi lini/garis/komando apabila pucuk pimpinan dipandang sebagai sumber kekuasaan tunggal. Seluruh ketentuan, keputusan, dan kebijakan berada pada pucuk pimpinan. Wewenang pucuk pimpinan didelegasikan kepada satuan-satuan unit di bawahnya berdasarkan garis komando. Pada bentuk organisasi lini/komando dikenal adanya unsur pimpinan dan unsur pelaksana. Pimpinan yang dimaksud merupakan pucuk pimpinan tunggal di struktur organisasi. Sedangkan pelaksana merupakan orang-orang atau unit yang terlibat langsung dalam pencapaian tujuan organisasi.

Bentuk organisasi fungsional

Organisasi fungsional merupakan suatu bentuk departementasi. Setiap orang terlibat dalam sebuah kegiatan fungsional, seperti kegiatan pemasaran atau keuangan, yang dikelompokkan ke dalam satu unit. Organisasi ini merupakan bentuk organisasi yang disusun berdasarkan fungsi yang telah dibuat sesuai dengan kepentingan organisasi. Organisasi fungsional memiliki beberapa ciri khusus antara lain wewenang dari pucuk pimpinan dilimpahkan kepada satuan-satuan organisasi yang ada di bawahnya, sehingga seorang bawahan dapat menerima perintah dari beberapa orang pimpinan, tidak menekankan hierarki struktural.

Bentuk organisasi lini dan staf

Organisasi yang telah berkembang semakin luas, akan timbul berbagai kesulitan bagi seorang pimpinan dalam mengambil suatu keputusan (decision making), sehingga pimpinan tersebut merasa perlu untuk minta bantuan kepada orang lain yang dianggap mampu dan ahli. Oleh sebab itu, dibentuk-lah suatu staf penasehat yang merupakan kumpulan orang-orang yang ahli dalam bidang-bidang tertentu. Adapun tugas dari staf tersebut adalah membantu pimpinan dalam pengambilan keputusan.

Bentuk organisasi fungsi dan lini

Suatu bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada per-kepala unit (Kepala Bagian) untuk mengambil keputusan dalam bidang pekerjaan tertentu dan selanjutnya pimpinan tertinggi tadi masih melimpahkan wewenang kepada pejabat fungsional yang melaksanakan bidang pekerjaan operasional dan hasil tugasnya diserahkan kepada kepala unit terdahulu tanpa memandang eselon atau tingkatan.

Bentuk organisasi lini, staf dan fungsi

Bentuk organisasi gabungan ini pada dasarnya merupakan bentuk dari kombinasi struktur organisasi yang telah disebutkan sebelumnya, sehingga bentuk struktur organisasinya dapat berupa gabungan dari bentuk organisasi garis dan staf, garis dan fungsional, fungsional dan staf atau kombinasi dari ketiga bentuk organisasi tersebut. Sehingga bentuk struktur organisasi gabungan ini akan mempunyai kebaikan serta kelemahannya mengikuti kebaikan maupun kelemahan organisasi yang dibentuknya dalam rangka penggabungan tersebut.

Bentuk Organisasi Komite (Commite Organization)

Suatu organisasi yang masing-masing anggota mempunyai wewenang yang sama dan pimpinannya kolektif. Organisasi komite (panitia = committees organization) mengutamakan pimpinan, artinya dalam organisasi ini terdapat pimpinan kolektif presidium/plural executive dan komite ini bersifat manajerial. Komite dapat juga bersifat formal atau informal, komite-komite itu dapat dibentuk sebagai suatu bagian dari struktur organisasi formal, dengan tugas-tugas dan wewenang dibagikan secara khusus. Suatu organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu lainnya dilaksanakan secara kolektif. Organisasi komite terdiri dari:

Executive Committee (Pimpinan Komite), yaitu para anggotanya mempunyai wewenang lini.
Staff Committee, yaitu orang-orang yang hanya mempunyai wewenang staf.

Faktor yang Mempengaruhi Struktur Organisasi

Menurut Robbins dan Coulter (2007), terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi pembuatan struktur organisasi, yaitu sebagai berikut:

Pembagian pekerjaan (division of work)

Pembagian pekerjaan adalah tingkat dimana tugas dalam sebuah organisasi dibagi menjadi pekerjaan yang berbeda. Setiap orang tidak akan mampu melakukan seluruh aktivitas dalam tugas-tugas yang paling rumit, dan tidak seorang pun akan memiliki keterampilan yang diperlukan untuk melaksanakan berbagai tugas yang tercakup dalam suatu pekerjaan yang rumit. Melaksanakan suatu tugas yang memerlukan sejumlah langkah, perlu diadakan pemilahan bagian-bagian tugas dan membagi-bagikan kepada sejumlah orang, pembagian kerja yang dispesialisasikan seperti itu memungkinkan orang mempelajari keterampilan dan menjadi pakar dalam bidang pekerjaan tertentu.

Departementalisasi

Departementalisasi adalah kegiatan pengelompokan pekerjaan dan para spesialis akibat pembagian kerja. Oleh karena itu departementalisasi adalah cara organisasi mengkoordinasikan kegiatan yang telah dibedakan secara horizontal. Departementalisasi merupakan dasar yang digunakan untuk mengelompokkan sejumlah pekerjaan menjadi satu kelompok Setiap organisasi terdiri dari beberapa departemen (divisi kerja). Banyaknya bagian suatu organisasi tergantung dari kebutuhan perusahaan bersangkutan. Asas departementalisasi adalah mengelompokkan kegiatan-kegiatan yang sama dan berkaitan erat ke dalam suatu unit kerja.

Hierarki

Hierarki adalah garis wewenang yang tidak terputus yang membentang dari tingkatan atas organisasi hingga tingkatan paling bawah dan menjelaskan hubungan si pelapor kepada si penerima laporan. Pada hierarki terdapat pendelegasian dalam mengerjakan tugas. Pendelegasian dapat didefinisikan sebagai pemberian otoritas/kekuasaan formal dan tanggung jawab untuk melaksanakan kegiatan tertentu yakni para manajer mengalokasikan wewenang kepada orang-orang yang melapor kepadanya atau bawahannya. Pendelegasian wewenang oleh atasan kepada bawahan perlu agar suatu organisasi berfungsi secara rinci karena tidak ada atasan yang dapat mengawasi setiap tugas-tugas organisasi, terlebih apabila organisasi tersebut mempunyai aktivitas yang banyak dan kompleks.

Koordinasi

Koordinasi adalah proses menyatukan aktivitas dari departemen yang terpisah untuk mencapai sasaran organisasi secara efektif. Koordinasi adalah proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi mencapai tujuan organisasi secara efisien. Terdapat dua jenis koordinasi, yaitu:

Koordinasi Horizontal. Koordinasi yang dilakukan antar departemen atau antar bagian yang mempunyai activity level of authority yang sama dalam mencapai tujuan perusahaan secara keseluruhan.
Koordinasi Vertikal. Merupakan tindakan atau kegiatan penyatuan, pengarahan, kesatuan kerja yang ada dibawah wewenang dan tanggung jawabnya.

Rentang manajemen (span of control)

Rentang manajemen adalah jumlah karyawan yang dapat dikelola oleh seorang pimpinan secara efisien dan efektif. Rentang kendali sangat penting dalam organisasi karena rentang kendali menentukan jumlah tingkatan dan manajer yang dimiliki organisasi. Rentang yang terlalu lebar bisa mengakibatkan perhatian manajer tercerai-berai dan para bawahannya kurang mendapat bimbingan dan pengendalian. Rentang yang terlalu sempit bisa mengakibatkan kemampuan manajer tidak tercurah sepenuhnya. Rentang manajemen yang tidak sesuai bisa menghambat produktivitas, efisiensi, dan memperbesar biaya meskipun hasil penelitian mengenai hal ini tidak konsisten. Pedoman dalam memilih rentang yang sesuai mempertimbangkan faktor-faktor yang berkaitan dengan situasi, bawahan, dan manajer.

Baca Artikel Manajemen Lainnya :

Kesatuan perintah (unity of command)

Dalam setiap organisasi terdapat berbagai tingkat dan jenjang jabatan. Semua mereka berperan sebagai pimpinan sekelompok orang lain. Artinya, dalam kenyataan seseorang anggota organisasi mempunyai lebih dari seorang atasan, misalnya; dipimpin oleh seorang manajer yang menduduki jabatan pimpinan yang paling rendah dalam organisasi, seperti mandor, kepala seksi dan berbagai literatur lainnya. Pejabat pimpinan tingkat rendahan ini juga dipimpin oleh manajer yang memangku jabatan pimpinan yang lebih tinggi. Demikian seterusnya sampai pada tingkat jabatan manajerial puncak dalam organisasi.

Dalam operasionalisasinya, penerapan prinsip kesatuan perintah biasanya dilaksanakan berdasarkan pendekatan one step down. Artinya, seorang manajer memberikan perintah kepada orang-orang yang setingkat lebih rendah dari-padanya yang meneruskannya ke tingkat yang lebih bawah lagi apabila hal itu diperlukan. Dengan demikian dapat dicegah kesimpang siuran, bukan hanya dalam pemberian perintah, akan tetapi juga dalam hal pertanggungjawaban. Dampak positif dari penerapan prinsip ini terlihat tidak hanya dalam hal adanya kepastian perintah yang diterima oleh seseorang, akan tetapi juga berkaitan langsung dengan pembinaan perilaku para bawahan yang bersangkutan.

Daftar Pustaka

Robbins, S dan Coulter, M. 2007. Manajemen. Jakarta: Indeks.
Hasibuan, Malayu, S.P. 2004. Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara.
Hasibuan, Malayu, S.P. 2010. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara.
Siswanto, Bejo. 2005. Manajemen Tenaga Kerja Indonesia Pendekatan Administrarif dan Operasional. Jakarta: Bumi Aksara.
Robbins, S.P. 2003. Perilaku Organisasi. Jakarta: Index.
Sunarto. 2003. Perilaku Organisasi. Yogyakarta: Amus Yogyakarta.
Stoner, James. 1996. Manajemen. Jakarta: Prenhallindo.