Prosedur Administrasi Surat Menyurat di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah

By | August 7, 2016

Prosedur Administrasi Surat Menyurat di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah

A. Latar Belakang

Dalam kegiatan organisasi atau badan, surat dipakai sebagai pedoman pelaksanaan pekerjaan. Penggunaan surat sebagai pedoman pelaksanaan pekerjaan ini dimaksudkan agar kegiatan dalam suatu instansi tetap lancar dan pejabat tidak harus selalu membimbing pegawai lain dalam melaksanakan tugastugasnya. Pada setiap organisasi prosedur penanganan surat, baik itu surat masuk maupun surat keluar memiliki perbedaan, perbedaan ini tergantung dari besar kecilnya organisasi, namun pada dasarnya untuk penanganan surat terdapat persamaan yang pokok. Mengingat fungsi surat yang cukup penting maka sebaiknya instansi juga mengusahakan agar proses penyimpanan surat dapat dilakukan dengan baik dan mengikuti prosedur. Karena hal tersebut dapat mempermudah dalam pencarian suratsurat tersebut.

Dalam penanganan surat terutama arus surat dengan frekuensi yang tinggi sering terjadi kemacetan dan menimbulkan kekacauan arus informasi, sehingga dapat merugikan pihak yang bersangkutan. Penanganan surat yang kacau dan asalasalan dapat menghambat penyampaian informasi. Untuk mengetahui arus surat yang demikian tinggi diperlukan teknik, metode dan sistem tertentu, sehinga benar-benar professional.

B. Rumusan Masalah

Bagaimana Prosedur Administrasi Surat Menyurat di Dinas Tenaga kerja, Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah ?

C. Landasan Teori
Pengertian Prosedur

Prosedur merupakan faktor yang sangat penting dalam pelaksanaan tugas atau pekerjaan dan tidak hanya dalam bidang kegiatan operasional tapi juga dalam bidang pekerjaan kantor. Kata prosedur berasal dari bahasa inggris yaitu Procedure yang artinya menurut kamus bahasa inggris adalah cara, jalan, tata cara, aturan, ketentuan yang dipakai.
Pengertian Surat

Dalam lingkungan organisasi pemerintahan pedoman pengurusan surat dinas mengacu pada Surat Keputusan Pendayagunaan Aparatur Negara (MENPAN) Nomor : 77 Tahun 1993 tentang Pedoman Umum Tata Persuratan Dinas. Surat adalah pernyataan tertulis dalam segala bentuk dan corak yang digunakam sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi kedinasan kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Surat adalah alat komunikasi tartulis yang barasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta. (Basir Batos 1990 : 36)
Pencatatan surat

Dalam sebuah organisasi atau instansi pengurusan surat baik surat masuk maupun surat keluar harus dicatat agar dapat mempermudah dalam pengendalian surat. Menurut Basir Bartos Pencatatan tersebut dilakukan dengan menggunakan kartu kendali, buku agenda buku pembantu agenda.

D. Metode Penelitian

Jenis pengamatan yang digunakan dalam pengamatan ini adalah pengamatan deskriptif yang menggambarkan mangenai kegiatan surat menyurat yang dilakukan di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah. Sumber data dalam pengamatan ini adalah sumber data primer melalui wawancara dan observasi, serta sumber data sekunder melalui buku-buku, dokumen-dokumen, arsip-arsip yang mendukung dalam pengamatan.Teknik pengumpulan data dilakukan dengan wawancara, observasi berpersertadan studi pustaka. Metode analisa data meliputi reduksi data, sajian data, penarikan simpulan dan verifikasi.

E. Kesimpulan Tesis

Prosedur Penanganan Surat Masuk

Surat masuk yang telah diterima di Sub Umum dan Kepegawaian kemudian diserahkan kepada pegawai yang bertugas menyortir surat atau memilahmilah surat menurut jenisnya serta memberi draf pada surat, pemberian draf ini berfungsi untuk mendistribusiksn surat ke unit pengolahnya, surat dibedakan menjadi surat masuk biasa dan surat masuk penting. Prosedur penanganan surat masuk biasa yaitu surat disortir oleh pegawai yang bertugas menyortir kemudian diberi lembar disposisi biasa dan lembar pengantar kemudian diarahkan ke unit masingmasing. Sedangkan penaganan surat masuk penting yaitu surat disortir oleh pegawai yang bertugas menyortir serta memberi draf pada surat dan diserahkan kepada pegawai yang bertugas mengagendakan setalah itu surat di naikkan ke sekretariat dinaikkan ke Kadis setalah mendapat disposisi surat dikembalikan di Sub Bagian Umum dan Kepegawain untuk diserahkan ke bidang yang bersangkutan untuk ditindaklanjuti. Setelah selesai ditindaklanjuti, maka surat diberikan kepada petugas arsiparis untuk disimpan.

Prosedur Penangana Surat Keluar

Prosedur penanganan surat keluar di Sub Bagian Umum dan Kepegawain dimulai dari pembuatan konsep surat dalam bentuk tulisan tangan untuk diajukan ke Kepala Dinas. Apabila mendapat persetujuan dari Kepala Dinas maka konsep surat akan diberi draf konsep untuk diserahkan ke juru ketik untuk diketik. Surat dalam bentuk ketikan diberikan ke pegawai Sub Bagian Umum dan Kepegawain untuk dinaikan kesekretariat untuk dikoreksi kembali. Surat yang telah dikoreksi diserahkan ke Kepala Dinas untuk mendapat paraf, setelah itu surat di dikembalikan ke pegawai Sub Bagian Umum dan Kepegawain yang menangani surat keluar untuk diberi cap, tanggal,nomor dan kartu kendali surat keluar. Sebelum dikirim, surat di copy untuk disimpan sebagai arsip.Surat dikirim oleh kurir kelamat yang dituju pada surat . Petugas manggunakan buku ekspedisi untuk mendapat paraf dari pegawai pada instansi atau Dinas yang menerima surat keluar tersebut sebagai tanda bukti bahwa surat telah diterima.

Contoh Tesis Manajemen

  • FAKTOR FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PRODUKTIVITAS BPR BHAKTI DAYA EKONOMI YOGYAKARTA (2000)
  • ANALISIS PERANAN STRATEGI EKSPOR KAYU LAPIS DI INDONESIA (1993)
  • EVALUASI SISTEM PELAPORAN CABANG DAN KANTOR PUSAT PT. BANK EKSPOR IMPOR INDONESIA (PERSERO) (1997)
  • ANALISIS STRATEGI PEMASARAN PERUMAHAN PONDOK ASRI PT. CAHAYA BANGUN INTISARANA BOGOR (1998)
  • PENERAPAN MANAJEMEN PROYEK PT NUSCON ASRI YOGYAKARTA (1997)
  • ANALISIS STRATEGI EKSPOR FURNITUR PT. PINAKO RETORY PERMAI (2000)
  • KAJIAN PENERAPAN MATERIAL RECUIREMENT PLANNING DI PT. DENSO INDONESIA CORP (1998)
  • ANALISIS SISTEM MANAJEMEN PERSEDIAAN PADA PT. KEMILAU
  • APLIKASI KONSEP KONTINOUS PROSES IMPROVENET DALAM PROSES PENGELOLAAN KREDIT PADA BIRO KOPERASI I BANK EXIM MENGGUNAKAN FISBONE DIAGRAM DAN ANALISIS 5S (1998)
  • PENERAPAN METODE STATISTIK SEBAGAI ALAT PENGAWASAN KUALITAS PRODUK TEH PADA PT. PAGILARAN (1998)
  • EVALUASI PEMASARAN BAHAN PADA PROYEK PETRA POWER TAHAP 1 PT. TATA MULIA NUSANTARA INDAH (1998)
  • UPAYA MENINGKATKAN PENDAPATAN PERUSAHAAN DAERAH AIR MINUM SALATIGA (1998)
  • PENINGKATAN PENDAPATAN PERUSAHAAN DAERAH AIR MINUM SALATIGA (1998)
  • ANALISIS PENGENDALIAN PIUTANG USAHA AIR DALAM UPAYA MENINGKATKAN CASH FLOW PDAM KODYA MAGELANG (1998)
  • KESIAPAN FUNGSI DALAM UPAYA MENINGKATKAN JUMLAH AIR MINUM PDAM DATI II KABUPATEN NGANJUK (1998)
  • ANALISA KESIAPAN PDAM TUBAN DALAM MENINGKATKAN KEMAMPUAN PERUSAHAAN (1998)
  • ANALISIS KAITAN ANTARA FAKTOR FAKTOR FUNDAMENTAL SAHAM DENGAN IMBALAN HASIL SAHAM (STOCK RETURN) PADA BURSA EFEK JAKARTA (BEJ)
  • STRATEGI PENINGKATAN JUMLAH PENJUALAN PT. KAMALTEK SEMARANG (1998)
  • STRATEGI PENGEMBANGAN PERUSAHAAN DAERAH BANK PERKREDITAN RAKYAT BANK PASAR DI KABUPATEN DATI II SUKOHARJO (1998)
  • BMT SEBAGAI LEMBAGA KEUANGAN ALTERNATIF UMAT (STUDI TENTANG PERILAKU ANGGOTA BMT MUI DI KABUPATEN SLEMAN YOGYAKARTA) (1999)
  • UPAYA PENINGKATAN JUMLAH SOLVER BUATAN PPT MIGAS CEPU (1997)
  • ANALISIS KESIAPAN FUNGSI DALAM UPAYA PENINGKATAN PENDAPATAN CV. WIDYA DUTA SURAKARTA(1998)
  • UPAYA MENINGKATKAN KESEHATAN BANK PASAR PT. GUNUNG RINGGIT MALANG (1998)
  • ANALISIS PERENCANAAN STRATEGIS BERWAWASAN LINGKUNGAN BAGI PRODUK BANK CENTRAL ASIA CABANG MALANG KONSENTRASI PADA PRODUK TAHAPAN (1999)
  • STRATEGI MENINGKATKAN FUNGSI STABILITASI HARGA BERAS PADA DEPOT LOGISTIK JAWA TENGAH (1998)
  • UPAYA PENINGKATAN SISA HASIL USAHA KOPERASI UNIT DESA MARGO MULYO KECAMATAN JATI YOSO KABUPATEN KARANG ANYAR SURAKARTA (1998)
  • ANALISA KESIAPAN KOPERASI PEGAWAI REPUBLIK INDONESIA (KPRI) “SEHAT” KABUPATEN DATI II BLORA DALAM UPAYA PENINGKATAN PENDAPATAN (1999)
  • ANALISIS NILAI TAMBAHAN INFORMASI LAPORAN ARUS KAS DENGAN RETURN SAHAM (2002)
  • PENINGKATAN PENURUNAN JUMLAH KELUARGA PRA SEJAHTERA DI KABUPATEN BLORA
  • UPAYA PENINGKATAN SISA HASIL USAHA (SHU) KOPERASI PEGAWAI REPUBLIK INDONESIA (KPRI) KOPERGU BANGKALAN (1999)
  • PEMBERDAYAAN MANAJEMEN LSP ANTARA NUSANTARA DALAM RANGKA MENINGKATKAN CALON ANGGOTA DAN PENGELOLAAN ANGGOTA AKTIF (1997)
  • MENINGKATKAN JUMLAH PENJUALAN SEPATU SEPAK BOLA MERK TJUWIT (1998)
  • UPAYA PENINGKATAN JUMLAH LAPORAN HASIL PEMERIKSAAN KHUSUS (STUDI KASUS PADA KANTOR INSPEKTORAT WILAYAH KABUPATEN DAERAH TNGKAT II SLEMAN) (1998)
  • ANALISIS FAKTOR FAKTOR YANG MEMPENGARUHI EKSPOR PAKAIAN JADI INDONESIA DAN IMPLIKASINYA TERHADAP STRATEGI PEMASARAN EKSPOR (1999)
  • UPAYA PT. SATRIA MUDA BAROKAH PLASTIK DALAM MENINGKATKAN JUMLAH PENJUALAN (1998)
  • PENINGKATAN KINERJA KOPERASI UNIT DESA (KUD) MLATI SEBAGAI BADAN USAHA (1998)
  • ANALISIS TINGKAT KEPUASAAN KONSUMEN TERHADAP JASA PELAYANAN KAPAL PELABUHAN TANJUNG INTAN CILACAP (2000)
  • ANALISA KESIAPAN FUNGSI PASAR TRAYEMAN KOTA SLAWI DALAM UPAYA PENINGKATAN PENDAPATAN ASLI DAERAH (PAD) PEMERINTAH DAERAH TINGKAT II TEGAL (1998)
  • ANALISA KESIAPAN HOTEL RENCANA DALAM MENINGKATKAN TINGKAT HUNIAN (1998)
  • UPAYA PENINGKATAN PT. PRAMBANAN DWIPAKA MELALUI PENAMBAHAN SUB BIDANG USAHA (1998)
  • UPAYA PENINGKATAN KEMAMPULABAAN KOPERASI PEGAWAI REPUBLIK INDONESIA DINAS PERKEBUNAN DAERAH KABUPATEN DATI II BANGKALAN (1999)
  • MENINGKATKAN PENDAPATAN BIAYA OPERASI DARI PEMELIHARAAN JARINGAN IRIGASI DI KABUPATEN DAERAH TINGKAT II BOJONEGORO DARI RP. 1.219.514.353,- TH. 1996/1997 MENJADI RP 1.408.980.000,- TH. 1999/2000 (1997)
  • KESIAPAN LEMBAGA KETRAMPILAN DEWI SARTIKA PROGRAM D PERHOTELAN DALAM MENINGKATKAN JUMLAH MAHASISWA (1998)
  • UPAYA PENINGKATAN JUMLAH PENDAPATAN PADA TOKO PEMUDA KPRI SERBA USAHA MIGAS CEPU (1997)
  • STRATEGI PENINGKATAN PENDAPATAN PERUSAHAAN DAERAH AIR MINUM TIRTA MARTA YOGYAKARTA DI KOTA MADYA YOGYAKARTA (1998)
  • UPAYA MENINGKATKAN JUMLAH PESERTA PT. JAMSOSTEK (PERSERO) KANTOR CABANG PASURUAN (1998)
  • UPAYA PENINGKATAN PELAYANAN KEIMIGRASIAN PADA KANTOR IMIGRASI KELAS II SURAKARTA (1998)
  • UPAYA MENINGKATKAN KEMAMPULABAAN PERUSAHAAN ROTI LUWES SURAKARTA (1998)
  • STRTEGI PENINGKATAN PENDAPATAN PADA CV ASRINDO SEMARANG TH 1998 (1998)
  • MENINGKATKAN JUMLAH REALISASI ATAS USULAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DATI II KABUPATEN MALANG YANG MENDAPATKAN PERSETUJUAN DARI TINGKAT I DAN PUSAT (1998)
  • Read More…

 

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *